ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ ด้านการบัญชี

ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี

...............ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วน คือ
...............1. ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting System) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นใน รูป ตัวเงิน จัดหมวด หมู่รายการต่างๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแส เงินสด โดยมี วัตถุ ประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และ เจ้าหนี้ นอกจากนี้ยัง จัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจด บันทึกลงในสื่อต่างๆ เช่น เทป หรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวล และแสดงผลข้อมูลตามต้องการ
...............2. ระบบบัญชีบริหาร (Managerial Accounting System) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ
..............- ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ
..............- ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
..............- ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
..............- มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
..............- มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

รูป แสดงระบบสารสนเทศด้านการบัญชี


...............AIS จะให้ความสำคัญกับการวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็นกระบวนการติดต่อสื่อสาร มากกว่า การ วัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้างประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และ การรายงานสารสนเทศ ทาง การบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทาง การบัญชีมีความ ซับซ้อน มากขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนด คุณ สมบัติของสารสนเทศด้านการ บัญขีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานของ องค์ฏาร ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศ เพื่อการ จัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกัน และเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการ สารสนเทศสำหรับ การตัดสิน ใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวล สารสนเทศ เฉพาะ สำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น

ตัวอย่าง ระบบสารสนเทศทางด้านบัญชี

..............ระบบสารสนเทศการบัญชีโรงแรม (ในงานตรวจสอบรายได้ประจำวัน)
..............ธุรกิจการโรงแรม เป็นธุรกิจที่ต้องการผลตอบแทน หรือต้องการมุ่งหารายได้ให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ดังนั้นผู้ประกอบการจึงต้องจัดหารายได้หลายประเภท และมาจากหลายแหล่งภายในสถานประกอบการ หรือภายในโรงแรม ซึ่งส่วนใหญ่เป็นการให้บริการแทบทั้งสิ้น ดังนั้นการที่จะรวบรวมรายได้ของโรงแรมที่มีอยู่ให้ครบถ้วนและถูกต้อง จะต้องมีการจัดทำอย่างถูกต้อง นโยบายหนึ่งที่สามารถช่วยให้การตรวจสอบรายได้ประจำวันของโรงแรมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่การนำเทคโนโลยีสารสนเทศของรายได้เข้ามาใช้
.............กิจการโรงแรมเป็นกิจการที่มีการดำเนินงานตลอด 24 ชั่วโมง ไม่มีวันหยุด ทำให้รายได้ของโรงแรมที่เกิดขึ้นมีอยู่ตลอดเวลาอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการตรวจสอบรายได้ของโรงแรมต้องทำอย่างรวดเร็ว และถูกต้องภายในวันทำการของโรงแรม ซึ่งโดยทั่วไปแล้วหนึ่งวันทำการของโรงแรมจะเริ่มนับจากเวลา 07.00 น. ของวันนี้ไปสิ้นสุดเวลา 07.00 น. ของวันถัดไป นั่นหมายความว่า การตรวจสอบรายได้ประจำวันจะต้องทำเสร็จก่อนเวลา 07.00 น. ของทุกวัน เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานในหน้าที่นี้ ได้แก่ ผู้ตรวจสอบบัญชีภาคค่ำ (NIGHT AUDITOR)
.............Night Auditor คือผู้ที่ทำหน้าที่ในการตรวจสอบรายได้ประจำวันที่เกิดขึ้นในแผนกต่าง ๆว่าได้ถูกบันทึกโดยถูกต้องแล้วหรือไม่ ตรวจสอบจำนวนห้องพักแขกที่ขายได้ในแต่ละวันว่าได้ถูกบันทึกตรงกันหรือไม่ระหว่างการบันทึกข้อมูลของพนักงานต้อนรับ (Reception) กับรายงานการเข้าพักของแขกจากแผนกแม่บ้าน (House Keeping) จากนั้นแก้ไขปรับปรุงยอดรายได้วันต่อวันให้เรียบร้อย จะเห็นว่างานของ Night Auditor มีความยุ่งยากมากถ้าโรงแรมมีห้องพักจำนวนมาก ภัตตาคารต่าง ๆ ของโรงแรมที่เปิดให้บริการมีหลายภัตตาคาร รวมทั้งแผนกต่าง ๆที่ก่อให้เกิดรายได้ เช่น แผนกโทรศัพท์ (Telephone) แผนกซักรีด (Laundry) เครื่องดื่ม และอาหารว่างในห้องพัก (Mini Bar) ศูนย์สุขภาพ (Health Club or Fitness Center) ศูนย์บริการธุรกิจ (Business Center) ร้านขายของที่ระลึก และเบ็ดเตล็ด (Gift Shop) ร้านถ่ายรูป และอัดขยายภาพ (Photo Shop)งานของ Night Auditor จะง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นถ้านำ ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งาน ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์จะมีคำสั่งพิมพ์รายงานต่าง ๆเกี่ยวกับรายได้ทั้งหมดที่มีการบันทึกไว้โดยพนักงาน Front Cashier (เก็บเงินส่วนหน้า) รายงานรายได้ต่าง ๆ Night Auditor จะนำไปตรวจสอบกับสารสนเทศที่เกี่ยวของกับรายได้ต่อไป
..............ปัจจุบันได้มีการพัฒนาซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์มาใช้ในธุรกิจโรงแรมกันมากขึ้นทำให้การควบคุมรายได้ของโรงแรมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามไม่ได้หมายความว่ารายได้ของโรงแรมจะถูกต้องครบถ้วนทั้งหมด จะด้วยสาเหตุใดก็ตาม (นั่นหมายถึงอาจมีการบันทึกข้อมูลที่ผิดพลาดโดยไม่เจตนา หรือ เจตนาก็ตาม) ดังนั้นจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องก่อนที่จะยอมรับข้อมูลที่บันทึกอยู่ในคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะต้องเป็นบุคคลอื่นที่มิใช่ผู้ที่ป้อนข้อมูลรายได้
..............โดยทั่วไปขั้นตอน และเทคนิคการจัดระบบสารสรเทศในงานตรวจสอบรายได้ประจำวันของโรงแรมต่าง ๆไม่แตกต่างกันเท่าไร ดังนั้นซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่นำเข้ามาใช้งานในส่วนของการควบคุม และตรวจสอบรายได้ประจำวันจะถูกพัฒนาไปในแนวทางเดียวกัน ทำให้เทคโนโลยีสารสรเทศในงานตรวจสอบไม่ยุ่งยากอีกต่อไป